IntraFile(営業支援システム)の活用法
内勤の管理に利用
- 営業支援が主なシステムの役割ですが、プロジェクトを登録することにより、内勤(事務等)の管理にも活用できます。手順を次に紹介します。
- 手順1：プロジェクトを新規に登録
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- プロジェクト管理より新規プロジェクトの登録を行います。プロジェクト管理に登録することで、作業日報から入力が可能となります。登録の際、予定工数を入力する事で、目標の工数を設定することができます。
- 手順2：作業日報の登録
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- 作業日報の登録を行います。手順1で登録したプロジェクトを選択して、進捗状況等の作業内容を入力します。休憩時間を挟んで作業を行った場合、休憩時間を選択する事で今日の合計より差し引かれて登録されます。
- 手順3：作業日報登録の確認
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- ポータル画面の最新の日報の欄に表示されますので、みんなの進捗状況を共有する事ができますし、管理者の方はログインするだけで部下の状況を即座に把握する事ができます。
- 手順4：管理者から社員へのアドバイス
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- 日報の内容について、管理者もしくは他の社員が、コメントの登録を行うことでその人に対してアドバイスする事ができます。内容は、ポータル画面からでも確認する事ができますし、メールでコメントの内容が送信されますので確実に社員に伝える事ができます。
- 手順5：的確にコメントを伝える事にひと工夫
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- ポータル画面にコメントが表示されている例です。上司からのコメントには自由に色を付けることができますので、色別に役職で分けるとか部署ごとに分けるとかする事で部下に伝わりやすいコメントを残す事ができます。
- 手順6：累計作業時間の把握
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- プロジェクトごとに、誰がいくつ工数を消費したかを把握する事もできます。管理者の方は、全体のペースを調整する事ができますし、作業者は自分の工数を把握する事で仕事のモチベーションを高める事ができます。
